Campañas de comunicación interna o comunicados ¿cuál es mejor?
El área de comunicaciones debe apoyar proyectos, metodologías y servicios que influyen en las dinámicas de la compañía y la mejor forma de hacerlo es con campañas de comunicación interna.
En términos de marketing, una campaña de comunicación es el conjunto de estrategias creadas y puestas en práctica para publicitar un producto o servicio. También conocidas como campañas de comunicación interna o CI, permiten a una marca ganar notoriedad y alcanzar los objetivos organizacionales.
Y en estos momentos puede que te preguntes, ¿si mi área es de comunicaciones internas de qué producto o servicio se está hablando? Pues bien, este enfoque radica en algo que todos hemos vivido alguna vez, no saber usar lo que tenemos.
¿Cuántas personas no utilizan su caja de compensación, descuentos en empresas aliadas, parqueaderos, o no siguen los procesos administrativos? Muchas no lo hacen no porque no tengan interés, sino porque no saben cómo hacerlo, y esto, aparte de ser comunicacional es cultural, ya que implica directamente la capacidad para adquirir hábitos y adaptarse a los cambios.
Sin embargo, la manera en la que comuniquemos esos productos, servicios, o cambios es fundamental para el proceso individual de cada persona. Por eso, debemos buscar la efectividad de nuestros mensajes y con estos tips lo harás:
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Piensa en los colaboradores de tu compañía como clientes, sí, clientes internos.
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Ve sus beneficios como productos a publicitar y posicionar.
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Los cambios en procesos o metodologías en vez de comunicados, tómalos como transformaciones que se hacen para la vida.
¿Comunicar con una campaña o un comunicado?
Conozcamos sus características y analicemos cuál de las dos opciones sería la más acertada para difundir un mensaje:
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Campaña de comunicación interna:
Converge la estrategia, los objetivos de comunicación y las tácticas en forma de plan. Detalla cuándo y por qué medios se deben hacer cada una de las acciones, que anuncios se realizarán, esfuerzos de comunicación diseñados y cómo serán medidos para saber su éxito o áreas de mejora.
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Comunicados:
Hacen parte de la campaña y estando allí cumplen el rol de comunicar y ser medidos dentro de un todo, que arroja el resultado general de la campaña.
No obstante, también existen comunicados aislados sin relación con campañas, por lo tanto, en el momento en el que es enviado o publicado, cumple la función de informar y su destino será efímero, siendo olvidado en la bodega de entregables o en la bandeja de recibidos del correo.
Ejemplo:
Si una compañía desea añadir un nuevo valor corporativo o cambiar definitivamente los que tenía, debe decidir entre dos caminos para hacerlo:
- Al comunicar por medio de un comunicado aislado, este puede ser publicado en la cartelera de la cafetería y enviado por correo, informando el nuevo valor y explicando qué es, seguido a esto se dará por entendido el tema y se continuará con el siguiente. En este camino necesitarás:
- Establecer el tema a comunicar.
- Identificar la población objetiva.
- Seleccionar uno o dos canales de difusión.
- Generar el contenido.
- Enviarlo.
- Desarrollar una campaña con el objetivo de alinear el clima laboral al nuevo valor, haciendo que los colaboradores, más haya de saber qué es, lo vivan. Para esto, debes contar con lo siguiente:
- Establecer un tiempo de vigencia para la campaña.
- Seleccionar la población objetiva.
- Generar un buyer person para conocer a la población.
- Hacer un barrido de medios y canales disponibles para su difusión,
- Crear una batería de anuncios o entregables en distintos formatos.
- Establecer una frecuencia de salida o publicación para la batería.
- Formular mecanismos de medida para la efectividad de la campaña cuantitativos o cualitativos.
En conclusión
los comunicados son efectivos para los mensajes del día a día, pero si lo que buscamos es generar un impacto en la población de nuestra organización, transformar o generar hábitos y un mejor clima laboral, el camino a tomar serán las campañas de comunicación interna y es que con ellas podrás obtener beneficios como:
- Construir identidad corporativa: lo que ES y pretender SER la empresa.
- Aporta a la imagen corporativa: la percepción que las personas del exterior tienen sobre la compañía.
- Influye en la comunicación corporativa: lo que la empresa quiere decir de sí misma.
- Fideliza clientes internos: los colaboradores tendrán mayor sentido de pertenencia e identidad.
- Mejora la productividad: colaboradores que son felices y saben para qué trabajan, lo hacen mejor.
Adicional, si en tus campañas cuentas con el apoyo de una agencia especializada en las comunicaciones internas como Difusión te aseguramos el éxito en tus comunicaciones, dando clic aquí podrás conocer algunas de nuestras campañas.
Por otro lado, si quieres conocer algunas tendencias en comunicaciones internas da clic aquí. Y no olvides, permanece atento a nuestra próxima salida el 09/03/22. En la que hablaremos de cómo crear una campaña para comunicaciones internas exitosa.
¡Juntos #VamosPorMás!
Volver, esa es la cuestión
El desafío durante este primer trimestre para muchas áreas de CI es y será, en el plazo más inmediato, crear e implementar estrategias y campañas del retorno a las oficinas —sea en modelos completamente presenciales o en formato híbrido— que retengan a equipos de colaboradores, quienes vivieron las comodidades del home office y que hoy deben enfrentarse, después de dos años, al retorno.
¿Cómo, cuándo y dónde usar un 'toolkit' para comunicaciones internas?
Si ya leíste nuestra entrega anterior seguramente sabrás qué es un toolkit para comunicaciones internas y qué debe tener; sin embargo, si aún no lo hiciste solo da clic aquí para poder leerlo.
En la segunda entrega de este especial nos enfocaremos en conocer cómo, cuándo y dónde usarlo en cuatro sencillos pasos:
1. Reconoce los ámbitos de impacto del área de comunicaciones
En una organización se pueden encontrar los siguientes ámbitos de comunicaciones:
Externa: conformada por la población objetiva de la organización, hasta la opinión pública. Busca posicionar la compañía en el mercado.
Interna: es la base que permite la efectividad del funcionamiento organizacional y el desarrollo de las operaciones.
Enfoque al cambio: la comunicación se dirige a la construcción y apropiación de valores y cultura, lo cual representa cambios en las dinámicas sociales de quienes trabajan en la organización.
Cada una de ellas maneja un tono y estilo de redacción propio y es clave que en este toolkit refuerces estos conceptos para que no haya ruido en tus comunicaciones.
2. Identifica la audiencia
En la organización, sea grande o pequeña, puede haber áreas muy diversas y para hacer más efectiva la comunicación y que impacte directamente a las personas adecuadas, debes hacerte las siguientes preguntas antes de iniciar cualquier acción:
¿Quiénes deberían conocer lo que hacemos?
¿Para quiénes sería útil la información?
¿A quiénes les interesa lo que se quiere comunicar?
¿Dónde está localizada nuestra población objetiva?
¿Cuántas personas conforman la población?
¿Qué nivel de educación tienen?
¿Poseen información previa?
Cuanto mejor conozcas la audiencia, más eficiente será la comunicación y con ello el camino hacía alcanzar tus objetivos. Las comunicaciones perfectamente direccionadas garantizan el impacto del mensaje.
3. Conoce los canales de comunicación disponibles
Seguramente al iniciar cualquier campaña o proyecto te has preguntado, ¿en qué clase de medio puedo transmitir mi mensaje?, existen tres y tu deber es seleccionar el que más te convenga a partir de la densidad de la población:
Masivos: radio, televisión, periódicos, folletos, afiches, carteleras, calendarios, circulares, volantes, boletines, vallas, rompetráficos y rutas de perifoneo.
Mediana audiencia: correo electrónico, MSN, redes sociales, banners para sitios web.
Pequeña audiencia: cartas, memos, llamadas telefónicas, correos personales, reuniones pequeñas.
No obstante, con el desarrollo de las nuevas tecnologías, existen otros canales enfocados hacia la comunicación interna y, por ende, debes asegurarte de tener los accesos necesarios para portales como:
Intranet (sitio web privado).
Grupos privados en las diferentes redes sociales como: Facebook, Instagram, WhatsApp, Twitter y LinkedIn.
Yammer: plataforma privada con interacción semejante a Facebook o LinkedIn.
Blogs.
Saldas de reuniones virtuales como: Skype, Teams, Zoom, Face Time.
Encuestas virtuales.
Documentos compartidos como: One drive, Google Drive, entre otros.
Mensajes o respuestas automáticas.
Fondo para pantallas y reuniones virtuales.
4. Tips de redacción
Ahora que identificamos: en qué ámbito vamos a comunicar, cuál será nuestra audiencia objetiva y qué canales son adecuados para transmitir. Para esto, es clave tener herramientas precisas que nos permitan construir un contenido asertivo, directo y práctico y sabemos que estos tips te serán de ayuda:
• Usa palabras sencillas:
Cambia el lenguaje abstracto por palabras concretas.
Usa sinónimos simples.
Evita el lenguaje técnico en mensajes dirigidos a público general.
Reduce el uso de acrónimos y abreviaturas.
Evita el lenguaje oficial o burocrático.
Se consistente en el uso de términos.
• Mantén un lenguaje activo:
Es preferible el uso del lenguaje activo, ejemplo: "los representantes firmaron el convenio", en lugar de: "el convenio fue firmado por los representantes".
Utiliza verbos en lugar de sustantivos, ejemplo: "evaluar", en lugar de: "llevar a cabo una evaluación".
• Usa oraciones cortas y revisa frases excesivamente largas o confusas que se puedan abreviar:
Asegúrate de que solo haya una idea en cada frase.
Elimina palabras o frases superfluas, ejemplo: los preámbulos innecesarios.
• Reduce la longitud de los párrafos:
Un párrafo debe tener tres o cuatro renglones idealmente.
Procura cubrir un tema en cada párrafo.
• Ten en cuenta a la audiencia:
Rompe los estereotipos de género usando palabras neutras.
Considera el nivel de educación.
Usa solo información necesaria.
Ahora sabes cómo, cuándo y dónde usar un toolkit para comunicaciones internas, ¡no esperes más para implementarlo y llevar tu área al siguiente nivel!
Nos encanta el feedback, así que anímate a escribirnos en la caja de comentarios. Esto nos ayudará a seguir mejorando.
¡Gracias por leer nuestro contenido!
¿Cómo crear un 'toolkit' para comunicaciones internas?
Alguna vez deseaste tener una guía de alto nivel y de fácil consulta para desempeñar tu labor, pero no conocías las ventajas y facilidades de tener a la mano un toolkit para comunicaciones internas. Aquí te traemos un manual completo para que construyas esta herramienta o la potencies y refresques toda tu estrategia de comunicaciones.