¿Cómo, cuándo y dónde usar un ‘toolkit’ para comunicaciones internas?

Si ya leíste nuestra entrega anterior seguramente sabrás qué es un toolkit para comunicaciones internas y qué debe tener; sin embargo, si aún no lo hiciste solo da clic aquí para poder leerlo.

En la segunda entrega de este especial nos enfocaremos en conocer cómo, cuándo y dónde usarlo en cuatro sencillos pasos:

1. Reconoce los ámbitos de impacto del área de comunicaciones 

En una organización se pueden encontrar los siguientes ámbitos de comunicaciones:

Externa: conformada por la población objetiva de la organización, hasta la opinión pública. Busca posicionar la compañía en el mercado.
Interna: es la base que permite la efectividad del funcionamiento organizacional y el desarrollo de las operaciones.
Enfoque al cambio: la comunicación se dirige a la construcción y apropiación de valores y cultura, lo cual representa cambios en las dinámicas sociales de quienes trabajan en la organización.

Cada una de ellas maneja un tono y estilo de redacción propio y es clave que en este toolkit refuerces estos conceptos para que no haya ruido en tus comunicaciones.

2. Identifica la audiencia

En la organización, sea grande o pequeña, puede haber áreas muy diversas y para hacer más efectiva la comunicación y que impacte directamente a las personas adecuadas, debes hacerte las siguientes preguntas antes de iniciar cualquier acción:

¿Quiénes deberían conocer lo que hacemos?
¿Para quiénes sería útil la información?
¿A quiénes les interesa lo que se quiere comunicar?
¿Dónde está localizada nuestra población objetiva?
¿Cuántas personas conforman la población?
¿Qué nivel de educación tienen?
¿Poseen información previa?

Cuanto mejor conozcas la audiencia, más eficiente será la comunicación y con ello el camino hacía alcanzar tus objetivos. Las comunicaciones perfectamente direccionadas garantizan el impacto del mensaje.

3. Conoce los canales de comunicación disponibles

Seguramente al iniciar cualquier campaña o proyecto te has preguntado, ¿en qué clase de medio puedo transmitir mi mensaje?, existen tres y tu deber es seleccionar el que más te convenga a partir de la densidad de la población:

Masivos: radio, televisión, periódicos, folletos, afiches, carteleras, calendarios, circulares, volantes, boletines, vallas, rompetráficos y rutas de perifoneo.
Mediana audiencia: correo electrónico, MSN, redes sociales, banners para sitios web.
Pequeña audiencia: cartas, memos, llamadas telefónicas, correos personales, reuniones pequeñas.

No obstante, con el desarrollo de las nuevas tecnologías, existen otros canales enfocados hacia la comunicación interna y, por ende, debes asegurarte de tener los accesos necesarios para portales como:

Intranet (sitio web privado).
Grupos privados en las diferentes redes sociales como: Facebook, Instagram, WhatsApp, Twitter y LinkedIn.
Yammer: plataforma privada con interacción semejante a Facebook o LinkedIn.
Blogs.
Saldas de reuniones virtuales como: Skype, Teams, Zoom, Face Time.
Encuestas virtuales.
Documentos compartidos como: One drive, Google Drive, entre otros.
Mensajes o respuestas automáticas.
Fondo para pantallas y reuniones virtuales.

4. Tips de redacción

Ahora que identificamos: en qué ámbito vamos a comunicar, cuál será nuestra audiencia objetiva y qué canales son adecuados para transmitir. Para esto, es clave tener herramientas precisas que nos permitan construir un contenido asertivo, directo y práctico y sabemos que estos tips te serán de ayuda:

• Usa palabras sencillas:
Cambia el lenguaje abstracto por palabras concretas.
Usa sinónimos simples.
Evita el lenguaje técnico en mensajes dirigidos a público general.
Reduce el uso de acrónimos y abreviaturas.
Evita el lenguaje oficial o burocrático.
Se consistente en el uso de términos.
• Mantén un lenguaje activo:
Es preferible el uso del lenguaje activo, ejemplo: «los representantes firmaron el convenio», en lugar de: «el convenio fue firmado por los representantes».
Utiliza verbos en lugar de sustantivos, ejemplo: «evaluar», en lugar de: «llevar a cabo una evaluación».
• Usa oraciones cortas y revisa frases excesivamente largas o confusas que se puedan abreviar:
Asegúrate de que solo haya una idea en cada frase.
Elimina palabras o frases superfluas, ejemplo: los preámbulos innecesarios.
• Reduce la longitud de los párrafos:
Un párrafo debe tener tres o cuatro renglones idealmente.
Procura cubrir un tema en cada párrafo.
• Ten en cuenta a la audiencia:
Rompe los estereotipos de género usando palabras neutras.
Considera el nivel de educación.
Usa solo información necesaria.

Ahora sabes cómo, cuándo y dónde usar un toolkit para comunicaciones internas, ¡no esperes más para implementarlo y llevar tu área al siguiente nivel!

Nos encanta el feedback, así que anímate a escribirnos en la caja de comentarios. Esto nos ayudará a seguir mejorando.  

¡Gracias por leer nuestro contenido!