¿Cómo crear un ‘toolkit’ para comunicaciones internas?

Alguna vez deseaste tener una guía de alto nivel y de fácil consulta para desempeñar tu labor, pero no conocías las ventajas y facilidades de tener a la mano un toolkit para  comunicaciones internas. Aquí te traemos un manual completo para que construyas esta herramienta o la potencies y refresques toda tu estrategia de comunicaciones.

Lo primero, ¿qué es un toolkit?

Es, como su nombre lo indica, una caja de herramientas donde —para efectos de nuestra gestión— encontraremos todas las pautas y elementos comunicativos del área, desde aspectos de estilo en la redacción para comunicados, guiones, como tono, mayúsculas, nombres propios, entre otras; así como público y canales, hasta elementos gráficos, multimedia, etc.

Un toolkit para comunicaciones internas permite trabajar en campañas y proyectos de forma más eficiente y transversal; es decir, que ahorra el recurso más valioso de todos: tiempo.

Lo compone elementos gráficos y documentos breves, con información útil y práctica. Es clave que estén publicados en servicios de alojamiento de archivos multiplataforma corporativos tipo Sharepoint, Drive, Dropbox para que esté en línea y sea descargado al instante por los integrantes de tu equipo o de otras áreas de la compañía.

¿Qué debe tener un ‘toolkit’ para comunicaciones internas?

Todo toolkit nivel diez se compone principalmente de dos capítulos.  Uno, dedicado especialmente a los recursos gráficos y el segundo a las pautas de comunicación clave en la compañía. En este entrega, describiremos las herramientas del primer capítulo.

Aquí encontrarás en detalle cada uno, así como los formatos para que los publiques en tu servicio de alojamiento corporativo. Si bien parece un entregable muy ambicioso, no lo es porque un solo esfuerzo de organización te solucionará muchos dolores de cabeza y de búsquedas sin resultados.  El objetivo es que tengas todo a la mano y no sea un manual robusto y de difícil acceso.

Entonces, empecemos…

Con respecto a los recursos gráficos, deberás incluir los elementos que componen la marca e identificadores del área: logos, fuentes, plantillas e instrucciones básicas de color e íconos, manejo de imágenes o fotografías. Esto te ayudará a optimizar tiempo en la producción de tus entregables de comunicaciones y serán clave para que otras áreas gestionen sus comunicaciones del última hora. Además, conocerlos te permitirá saber qué formato es el apropiado para lo que debes comunicar. Conoce las características de cada uno:

Logos 

Usualmente, cada área de la compañía —Bienestar,  Seguridad y Salud en el Trabajo, Responsabilidad empresarial, Cultura, eventos como Día de la Familia, entre otros— tiene su propio logo para identificar y diferenciar campañas y áreas de alto impacto. Incluye estos logos en formato JPG o PNG para que puedan ser descargados y usados en plantillas o comunicados. Si aún no cuentas con estos recursos podría ser una excelente oportunidad para impactar positivamente la cultura interna.

Plantillas de comunicación interna

Son modelos o formatos descargables y editables que podrás utilizar en diferentes canales para transmitir un mensaje. Ejemplo:

• • Plantilla PPT:  apropiadas para presentaciones, ya sean de proyectos, productos, resultados, cambios, etc. La componen portada dos internas y una de cierre. Debes tenerlas cien por ciento editables.

• • Plantilla de comunicados: se emplean para dar información interna de una organización. En este punto puedes manejar dos formatos:
    • Comunicado oficial que se transmite a toda la población, por ejemplo: cambio de políticas o eventos anuales.
    • Comunicado gris, que se dirige a solo una parte de la población e informa sobre algún tipo de eventualidad como salidas temprano.

• • Plantilla de Boletines: siempre es importante comunicar las noticias internas y externas que influyen en la compañía.

• • Plantilla de convocatorias: en toda empresa hay un área de selección o talento que te pedirá comunicados para reclutar nuevos colaboradores o hacer gestión del talento interna.
  • Plantilla de bienvenida: nada mejor que llegar a un lugar nuevo y sentirte acogido gracias a una buena comunicación.
  • Plantilla cumpleaños: conocer la fecha de los cumpleaños de tus compañeros o incluso de la organización permite gestionar un mejor plan de bienestar. Ideal tener tres opciones para el año con diferentes temáticas personalizadas.

• • Plantillas de invitaciones: ya sean para eventos o reuniones, tenerlas al alcance te ayudará a ahorrar tiempo.
  • Plantillas para condolencias: aunque sea algo triste, es un momento de la vida para la que hay que prepararse y el deber de la organización es acompañar a sus colaboradores, especialmente en los momentos difíciles.
  • Plantilla de felicitaciones o reconocimiento: es fundamental reconocer el trabajo bien hecho y hacerle saber a los colaboradores lo importante de su trabajo.
  • Hoja membrete: útil para comunicarte de manera oficial con proveedores o clientes vía mail o físico, pero recuerda, si no es necesario no imprimas.

Si quieres inspirarte con más referencias de plantillas y ejemplos de comunicados, visita nuestro canal en Pinterest, haz clic aquí: https://onx.la/ff35a

• Tipografías

  • Por lo general, cada organización usa de una a tres tipografías, las cuales deben ser implementadas acorde a las indicaciones del manual de marca e identidad corporativa de la compañía. Así se garantiza la cohesión en la comunicación visual y escrita en cualquiera de los ámbitos y soportes que emplee. Si aún no tienes las fuentes descargadas en tus dispositivos te recomendamos está página web en la que podrás descargarlas en este link: https://www.dafont.com/es/ de manera gratuita y segura.

• Recomendaciones sobre manejo de fotos e imágenes

  • En cuanto a los recursos gráficos o de imágenes, lo ideal es que en un slide de PPT describas el formato adecuado para emplear estos elemento. Es decir, si tu marca internamente usa íconos vale la pena que le informes a los equipos cuáles y cómo están permitidos usarlos. Lo mismo sucede con las imágenes.
  • Sobre los recursos fotográficos o audiovisuales, también se debe aclarar los términos y condiciones de los mismos, especificando en que canales pueden ser publicados y con que fines.

Por otra parte, ten en cuenta que aunque esta es la estructura base para el área de comunicaciones, es importante actualizarla por lo menos cada seis meses a un año de acuerdo con los cambios en la compañía.

Si te gustó esta información y quieres saber, ¿cómo se organiza un toolkit para comunicaciones interna?, espera nuestra segunda entrega de este especial.

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