Y es que realmente no es una tarea menor, pues los gestores de comunicaciones se enfrentan precisamente a crear mensajes positivos e informativos para que todos los equipos se movilicen y retornen, el llamado es a recrear y reinventar de nuevo las rutinas. En este sentido los modelos que deben socializar van desde lo netamente presencial hasta su majestad: el híbrido flexible.

Según el Empleo.com en su  Informe de Trabajo Remoto evidenció, por ejemplo, que el 60% de los trabajadores a los que obliguen a trabajar siempre en la oficina prefieren buscar otro empleo mientras siguen laborando en su trabajo actual. “Hemos evidenciado que la alternancia en el trabajo podría evitar pérdidas en el talento de las empresas y renuncias constantes”, asegura Manuela Herrera, analista de talento humano. * fuente https://bit.ly/3uW6yGb

Entonces, si este es el panorama en el plano de las preferencias para trabajar, la siguiente pregunta es ¿cómo crear una campaña o estrategia que unifique estos puntos de vista y genere una nueva cultura corporativa?

Sin duda, y lo que en el escenario ideal debería ser el punto de partida —más allá de las políticas corporativas— sería conocer la opinión de los colaboradores. ¿Cómo les gustaría desempeñar sus labores? ¿Qué ideas tienen para seguir aportándole a la compañía sin importar desde donde se trabaje? ¿Cuáles son los mayores impedimentos de la presencialidad y el home office? Entre otras tantas cuestiones asociadas a tan frágil situación.

Lo sé, es una utopía, pues esto realmente es “hágase y cúmplase”, pero consultar, preguntar y escuchar, independiente del tamaño de la compañía, orientaría y sintonizaría mucho más con los seres humanos que están ahí para sumarle con su talento a un propósito superior. Además de darle a los creadores de estas estrategias inputs clave para desarrollar mensajes empáticos y muy aterrizados al sentir colectivo.

Sin embargo, volver es la cuestión y cómo seducir a todos los públicos empieza por plantear ese concepto o idea por transmitir, algunas compañías van desde no tenerlo, pues sencillamente el objetivo es mantener a todos informados hasta los que invierten en desarrollos de apps para reserva de puestos de trabajo, activaciones, scketches,  rebranding de las oficinas, merchandisig, entre otros. Los hay también aquellos que cambiaron completamente su manera de operar y decidieron irse por una cultura 100 % remota. Al final, todos sin excepción requieren de estrategias que conecten a los colaboradores con la nueva cultura. Mantener la comunicación cercana y crear culturas de corporativas que respondan a los objetivos y metas que se trazan dichas compañías y ahí es donde está la cuestión.

Para quienes estamos estamos apoyando estas estrategias de regreso, vemos genuinamente el entusiasmo por hacerlo muy bien, por destacar y por enganchar de nuevo a todos y cada uno. Por pensar en cómo hacerlo de manera equilibrada sin saturar y en enviar mensajes claros que dejen en firme cuál es la posición y las necesidades las empresas, dependiendo del sector económico en el cuál se desempeñen.

Y esto es demasiado positivo, pues ese espíritu de entusiasmo es con el que deberíamos adoptar esta nueva “normalidad”, pues estamos pasando uno de los capítulos más oscuros de los últimos tiempos y eso ya es ganancia.

Al final, volver o no volver requiere —hoy mañana y siempre— de creatividad, organización, disciplina, visión, además de una flexibilidad y agilidad sin precedentes.

Para quienes estamos en esta “arena”, nos quedan cada día lecciones que nos van dando respuestas. La clave es activar la escucha activa, pues nunca sabemos qué frase o idea nos ayude a entender más y mejor a cada audiencia. Seguiremos cada uno explorando y empatando las prácticas pasadas con esta realidad,  muy diferente y dinámica.

Nos gustaría saber, ¿cómo estás viviendo esta experiencia desde tu área? ¿Cuál ha sido el reto más importante y qué aspectos definitivamente le cambiarías o adicionarías a estos desafíos?

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En la segunda entrega de este especial nos enfocaremos en conocer cómo, cuándo y dónde usarlo en cuatro sencillos pasos:

1. Reconoce los ámbitos de impacto del área de comunicaciones 

En una organización se pueden encontrar los siguientes ámbitos de comunicaciones:

Externa: conformada por la población objetiva de la organización, hasta la opinión pública. Busca posicionar la compañía en el mercado.
Interna: es la base que permite la efectividad del funcionamiento organizacional y el desarrollo de las operaciones.
Enfoque al cambio: la comunicación se dirige a la construcción y apropiación de valores y cultura, lo cual representa cambios en las dinámicas sociales de quienes trabajan en la organización.

Cada una de ellas maneja un tono y estilo de redacción propio y es clave que en este toolkit refuerces estos conceptos para que no haya ruido en tus comunicaciones.

2. Identifica la audiencia

En la organización, sea grande o pequeña, puede haber áreas muy diversas y para hacer más efectiva la comunicación y que impacte directamente a las personas adecuadas, debes hacerte las siguientes preguntas antes de iniciar cualquier acción:

¿Quiénes deberían conocer lo que hacemos?
¿Para quiénes sería útil la información?
¿A quiénes les interesa lo que se quiere comunicar?
¿Dónde está localizada nuestra población objetiva?
¿Cuántas personas conforman la población?
¿Qué nivel de educación tienen?
¿Poseen información previa?

Cuanto mejor conozcas la audiencia, más eficiente será la comunicación y con ello el camino hacía alcanzar tus objetivos. Las comunicaciones perfectamente direccionadas garantizan el impacto del mensaje.

3. Conoce los canales de comunicación disponibles

Seguramente al iniciar cualquier campaña o proyecto te has preguntado, ¿en qué clase de medio puedo transmitir mi mensaje?, existen tres y tu deber es seleccionar el que más te convenga a partir de la densidad de la población:

Masivos: radio, televisión, periódicos, folletos, afiches, carteleras, calendarios, circulares, volantes, boletines, vallas, rompetráficos y rutas de perifoneo.
Mediana audiencia: correo electrónico, MSN, redes sociales, banners para sitios web.
Pequeña audiencia: cartas, memos, llamadas telefónicas, correos personales, reuniones pequeñas.

No obstante, con el desarrollo de las nuevas tecnologías, existen otros canales enfocados hacia la comunicación interna y, por ende, debes asegurarte de tener los accesos necesarios para portales como:

Intranet (sitio web privado).
Grupos privados en las diferentes redes sociales como: Facebook, Instagram, WhatsApp, Twitter y LinkedIn.
Yammer: plataforma privada con interacción semejante a Facebook o LinkedIn.
Blogs.
Saldas de reuniones virtuales como: Skype, Teams, Zoom, Face Time.
Encuestas virtuales.
Documentos compartidos como: One drive, Google Drive, entre otros.
Mensajes o respuestas automáticas.
Fondo para pantallas y reuniones virtuales.

4. Tips de redacción

Ahora que identificamos: en qué ámbito vamos a comunicar, cuál será nuestra audiencia objetiva y qué canales son adecuados para transmitir. Para esto, es clave tener herramientas precisas que nos permitan construir un contenido asertivo, directo y práctico y sabemos que estos tips te serán de ayuda:

• Usa palabras sencillas:
Cambia el lenguaje abstracto por palabras concretas.
Usa sinónimos simples.
Evita el lenguaje técnico en mensajes dirigidos a público general.
Reduce el uso de acrónimos y abreviaturas.
Evita el lenguaje oficial o burocrático.
Se consistente en el uso de términos.
• Mantén un lenguaje activo:
Es preferible el uso del lenguaje activo, ejemplo: “los representantes firmaron el convenio”, en lugar de: “el convenio fue firmado por los representantes”.
Utiliza verbos en lugar de sustantivos, ejemplo: “evaluar”, en lugar de: “llevar a cabo una evaluación”.
• Usa oraciones cortas y revisa frases excesivamente largas o confusas que se puedan abreviar:
Asegúrate de que solo haya una idea en cada frase.
Elimina palabras o frases superfluas, ejemplo: los preámbulos innecesarios.
• Reduce la longitud de los párrafos:
Un párrafo debe tener tres o cuatro renglones idealmente.
Procura cubrir un tema en cada párrafo.
• Ten en cuenta a la audiencia:
Rompe los estereotipos de género usando palabras neutras.
Considera el nivel de educación.
Usa solo información necesaria.

Ahora sabes cómo, cuándo y dónde usar un toolkit para comunicaciones internas, ¡no esperes más para implementarlo y llevar tu área al siguiente nivel!

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Lo primero, ¿qué es un toolkit?

Es, como su nombre lo indica, una caja de herramientas donde —para efectos de nuestra gestión— encontraremos todas las pautas y elementos comunicativos del área, desde aspectos de estilo en la redacción para comunicados, guiones, como tono, mayúsculas, nombres propios, entre otras; así como público y canales, hasta elementos gráficos, multimedia, etc.

Un toolkit para comunicaciones internas permite trabajar en campañas y proyectos de forma más eficiente y transversal; es decir, que ahorra el recurso más valioso de todos: tiempo.

Lo compone elementos gráficos y documentos breves, con información útil y práctica. Es clave que estén publicados en servicios de alojamiento de archivos multiplataforma corporativos tipo Sharepoint, Drive, Dropbox para que esté en línea y sea descargado al instante por los integrantes de tu equipo o de otras áreas de la compañía.

¿Qué debe tener un ‘toolkit’ para comunicaciones internas?

Todo toolkit nivel diez se compone principalmente de dos capítulos.  Uno, dedicado especialmente a los recursos gráficos y el segundo a las pautas de comunicación clave en la compañía. En este entrega, describiremos las herramientas del primer capítulo.

Aquí encontrarás en detalle cada uno, así como los formatos para que los publiques en tu servicio de alojamiento corporativo. Si bien parece un entregable muy ambicioso, no lo es porque un solo esfuerzo de organización te solucionará muchos dolores de cabeza y de búsquedas sin resultados.  El objetivo es que tengas todo a la mano y no sea un manual robusto y de difícil acceso.

Entonces, empecemos…

Con respecto a los recursos gráficos, deberás incluir los elementos que componen la marca e identificadores del área: logos, fuentes, plantillas e instrucciones básicas de color e íconos, manejo de imágenes o fotografías. Esto te ayudará a optimizar tiempo en la producción de tus entregables de comunicaciones y serán clave para que otras áreas gestionen sus comunicaciones del última hora. Además, conocerlos te permitirá saber qué formato es el apropiado para lo que debes comunicar. Conoce las características de cada uno:

Logos 

Usualmente, cada área de la compañía —Bienestar,  Seguridad y Salud en el Trabajo, Responsabilidad empresarial, Cultura, eventos como Día de la Familia, entre otros— tiene su propio logo para identificar y diferenciar campañas y áreas de alto impacto. Incluye estos logos en formato JPG o PNG para que puedan ser descargados y usados en plantillas o comunicados. Si aún no cuentas con estos recursos podría ser una excelente oportunidad para impactar positivamente la cultura interna.

Plantillas de comunicación interna

Son modelos o formatos descargables y editables que podrás utilizar en diferentes canales para transmitir un mensaje. Ejemplo:

• • Plantilla PPT:  apropiadas para presentaciones, ya sean de proyectos, productos, resultados, cambios, etc. La componen portada dos internas y una de cierre. Debes tenerlas cien por ciento editables.

• • Plantilla de comunicados: se emplean para dar información interna de una organización. En este punto puedes manejar dos formatos:
    • Comunicado oficial que se transmite a toda la población, por ejemplo: cambio de políticas o eventos anuales.
    • Comunicado gris, que se dirige a solo una parte de la población e informa sobre algún tipo de eventualidad como salidas temprano.

• • Plantilla de Boletines: siempre es importante comunicar las noticias internas y externas que influyen en la compañía.

• • Plantilla de convocatorias: en toda empresa hay un área de selección o talento que te pedirá comunicados para reclutar nuevos colaboradores o hacer gestión del talento interna.
  • Plantilla de bienvenida: nada mejor que llegar a un lugar nuevo y sentirte acogido gracias a una buena comunicación.
  • Plantilla cumpleaños: conocer la fecha de los cumpleaños de tus compañeros o incluso de la organización permite gestionar un mejor plan de bienestar. Ideal tener tres opciones para el año con diferentes temáticas personalizadas.

• • Plantillas de invitaciones: ya sean para eventos o reuniones, tenerlas al alcance te ayudará a ahorrar tiempo.
  • Plantillas para condolencias: aunque sea algo triste, es un momento de la vida para la que hay que prepararse y el deber de la organización es acompañar a sus colaboradores, especialmente en los momentos difíciles.
  • Plantilla de felicitaciones o reconocimiento: es fundamental reconocer el trabajo bien hecho y hacerle saber a los colaboradores lo importante de su trabajo.
  • Hoja membrete: útil para comunicarte de manera oficial con proveedores o clientes vía mail o físico, pero recuerda, si no es necesario no imprimas.

Si quieres inspirarte con más referencias de plantillas y ejemplos de comunicados, visita nuestro canal en Pinterest, haz clic aquí: https://onx.la/ff35a

• Tipografías

  • Por lo general, cada organización usa de una a tres tipografías, las cuales deben ser implementadas acorde a las indicaciones del manual de marca e identidad corporativa de la compañía. Así se garantiza la cohesión en la comunicación visual y escrita en cualquiera de los ámbitos y soportes que emplee. Si aún no tienes las fuentes descargadas en tus dispositivos te recomendamos está página web en la que podrás descargarlas en este link: https://www.dafont.com/es/ de manera gratuita y segura.

• Recomendaciones sobre manejo de fotos e imágenes

  • En cuanto a los recursos gráficos o de imágenes, lo ideal es que en un slide de PPT describas el formato adecuado para emplear estos elemento. Es decir, si tu marca internamente usa íconos vale la pena que le informes a los equipos cuáles y cómo están permitidos usarlos. Lo mismo sucede con las imágenes.
  • Sobre los recursos fotográficos o audiovisuales, también se debe aclarar los términos y condiciones de los mismos, especificando en que canales pueden ser publicados y con que fines.

Por otra parte, ten en cuenta que aunque esta es la estructura base para el área de comunicaciones, es importante actualizarla por lo menos cada seis meses a un año de acuerdo con los cambios en la compañía.

Si te gustó esta información y quieres saber, ¿cómo se organiza un toolkit para comunicaciones interna?, espera nuestra segunda entrega de este especial.

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